Your questions, our answers

Avant de chercher un hôtel, commencez par votre cohorte. Combien de personnes souhaitent participer? Quel genre de soirée veulent-elles? Souper, hébergement, open bar, animation? Et surtout : quel budget maximal sont-elles prêtes à payer?

Ces réponses permettent ensuite de chercher un lieu et une formule qui correspondent réellement à votre groupe.

Idéalement, environ un an à l'avance. Tous les programmes terminent leurs études à des périodes similaires, ce qui rend notamment les fins de semaine de mai et juin très populaires.

Commencer tôt signifie davantage de choix de lieux et de dates, mais aussi plus de temps pour financer le bal et répartir le travail du comité.

À titre indicatif, notre expérience situe le prix autour de 350 $ taxes incluses par personne en moyenne, mais ce montant peut varier considérablement selon l'établissement, l'hébergement, le repas, les activités, les fournisseurs, la taille du groupe et le financement accumulé.

Il est donc beaucoup plus pertinent de construire un budget pour votre cohorte que de partir d'un prix universel.

Commencez par distinguer les coûts fixes des coûts par participant. Il faut ensuite prévoir l'ensemble des dépenses : lieu, repas, chambres lorsque nécessaires, DJ, photographe, décoration, audiovisuel, bar, sécurité et autres activités.

Jour J accompagne les comités dans l'élaboration du budget et met à leur disposition des outils pour suivre leur projet.

Deux leviers sont particulièrement importants : le financement et le nombre de participants.

Les frais fixes peuvent être répartis entre davantage de personnes lorsque la cohorte est nombreuse, tandis que les campagnes de financement permettent de diminuer le montant à débourser. Avec le financement individuel, les participants peuvent aussi réduire leur propre coût selon leur implication.

Plusieurs possibilités existent : vente de produits, commanditaires, soutien d'associations étudiantes, événements de financement et autres campagnes.

Jour J travaille également avec Coolecto afin de faciliter l'organisation de campagnes individuelles et collectives et leur intégration au processus d'inscription.

Découvrez nos solutions de financement

Les ventes de produits peuvent être particulièrement intéressantes parce qu'elles permettent à chaque participant de contribuer directement à son financement.

Mais multiplier les campagnes ne garantit pas de meilleurs résultats. Nous recommandons plutôt quelques campagnes bien choisies et bien réparties dans l'année — généralement deux ou trois — qu'une succession d'initiatives qui finit par essouffler la cohorte.

En moyenne, un finissant qui participe activement à une campagne de financement accumule environ 100 $. Ce montant varie selon la campagne choisie, la durée et l'implication de la personne.

Avec le financement individuel, chaque participant devient responsable du prix final qu'il paye pour son bal.

Notre agence. Nous montons les campagnes, préparons les communications aux étudiants et faisons les suivis auprès des fournisseurs pour la livraison et la logistique.

Ce que le comité doit faire : choisir les dates de la campagne, déterminer une date et une adresse de livraison, et désigner un responsable. On s'occupe du reste.

Regardez la capacité, le prix, le menu, les espaces pour le cocktail et les photos, l'hébergement, la distance et les restrictions propres au lieu.

Il faut aussi savoir que tous les établissements n'acceptent pas les groupes universitaires. Plusieurs hôtels exigent même que le comité soit accompagné d'une agence pour assurer le bon déroulement de l'événement. Travailler avec des lieux habitués à ce type d'événement simplifie considérablement l'organisation.

Le plus tôt possible. Les périodes de fin de session sont très demandées et plusieurs cohortes recherchent les mêmes fins de semaine.

Une réservation environ un an à l'avance augmente vos chances d'obtenir votre date et votre établissement préférés.

Pour les groupes de 150 personnes et plus, une visite avant la signature est généralement possible.

Pour les plus petits groupes, nous organisons normalement une visite de l'établissement choisi en janvier ou février avec le comité, afin de mieux visualiser l'événement et de préciser les besoins en décoration et en audiovisuel.

Cela dépend de l'établissement. En moyenne, un hôtel exige un minimum d'environ 15 chambres pour accueillir un bal.

Lorsque ce minimum est atteint, il est souvent possible d'offrir un forfait souper seulement à une partie des invités — généralement autour de 10 % du groupe.

Oui, la plupart des hôtels exigent un dépôt de sécurité, par participant ou par chambre. Il se situe généralement entre 150 $ et 400 $.

Ce dépôt est remboursé après l'événement si aucun dommage n'est constaté. C'est aussi l'une des raisons pour lesquelles nous tenons à notre propre équipe de sécurité : elle est là pour protéger vos dépôts.

Nos hôtels partenaires permettent généralement d'apporter votre propre alcool pour la soirée dansante, qui commence après le ramassage de la salle à la suite du souper.

Les conditions varient d'un établissement à l'autre, et un permis d'alcool peut être requis. Nous vous accompagnons dans cette démarche.

Selon l'établissement, une certaine personnalisation est possible. Certains hôtels offrent plusieurs choix d'entrée et de plat principal, d'autres une seule option.

Si la personnalisation du menu est importante pour votre groupe, des modifications restent généralement possibles, moyennant un coût supplémentaire.

Les équipes de restauration des hôtels sont habituées à travailler avec de grands groupes et des allergies alimentaires.

Des marque-places mentionnant les allergies sont prévus pour le service, la cuisine est avertie table par table et prépare les repas en conséquence. Les allergies sont recueillies dès l'inscription, ce qui évite les surprises le soir même.

Cela dépend de votre formule, mais on retrouve généralement le lieu et la restauration, le DJ, le photographe, la décoration, l'audiovisuel, le bar, la sécurité et parfois de l'animation ou du matériel supplémentaire.

Jour J peut coordonner ces différents éléments et vous orienter vers des fournisseurs adaptés à ce type d'événement.

Oui. Notre agence possède le matériel nécessaire à la réussite d'un bal de finissants : système de son professionnel avec micro, écran et projecteur, jeux de lumières d'ambiance et plus encore.

Cela évite au comité de multiplier les fournisseurs pour des besoins techniques de base.

Oui aux deux. Notre personnel de bar cumule plusieurs années d'expérience, et la sécurité est incluse dans nos forfaits de bals de finissants.

Nos agents sont certifiés et spécialisés en bals universitaires. La différence tient à un détail qui compte : ils sont engagés par vous, pas par l'hôtel. Ils sont là pour assurer votre sécurité et protéger vos dépôts.

Parce que les personnes du comité sont elles aussi des finissants.

Une agence vous accompagne pendant les mois de préparation, sécurise le processus, coordonne les fournisseurs et prend le relais sur place. De plus, les agences détenant un permis d'agence de voyage offrent une couverture additionnelle en cas de force majeure obligeant l'annulation de l'événement.

Lorsque votre bal arrive enfin, vous devriez pouvoir mettre votre cerveau à OFF et vivre la soirée avec votre cohorte.

Chez Jour J, l'accompagnement peut commencer dès la recherche du lieu et se poursuivre jusqu'au démontage après votre soirée : budget, échéancier, financement, fournisseurs, inscriptions, logistique, déroulement et coordination sur place.

L'objectif est que le comité conserve les décisions importantes sans avoir à porter seul toute l'organisation.

Un bal avec hébergement suit généralement ce rythme :

• 16 h — arrivée et check-in des participants
• 18 h — cocktail
• 19 h 30 — souper et animations
• 22 h — soirée dansante avec open bar
• 3 h — fin de la soirée
• 11 h le lendemain — check-out

Le déroulement exact est évidemment adapté à chaque groupe et à chaque établissement.

Les participants se présentent à la réception de l'hôtel, procèdent au check-in et effectuent leur dépôt de sécurité.

Une fois les clés remises, ils se dirigent vers la table Jour J où nous scannons le code QR du billet envoyé quelques jours plus tôt. C'est aussi à ce moment que nous remettons les cadeaux et tout autre item prévu par le comité.

Jour J peut centraliser les inscriptions grâce à une plateforme permettant de recueillir les informations des participants, les choix nécessaires à l'événement (chambres, tables, menu, allergies, contacts d'urgence) et les paiements en ligne sécurisés.

L'objectif est d'éviter au comité de gérer manuellement une multitude de formulaires, de virements et de fichiers Excel.

Nous. L'équipe Jour J est présente sur place pour l'accueil, la coordination avec l'établissement et les fournisseurs, le déroulement, le bar, la sécurité, les imprévus et le démontage selon le mandat.

Notre équipe arrive avant vous et repart bien après votre coucher : nous démontons le bar, le matériel audiovisuel et la décoration, et remettons tout dans les véhicules du comité. Le lendemain matin, vous n'avez qu'à récupérer vos clés.

Le comité peut enfin arrêter d'organiser son bal et commencer à le vivre.

Parce que votre équipe devrait pouvoir participer à l'événement qu'elle offre.

Une agence prend en charge la planification, les fournisseurs, la logistique et la coordination afin d'éviter qu'une personne des RH, du marketing ou du comité social passe sa soirée à répondre au traiteur et à vérifier l'horaire.

Il n'existe pas un prix unique. Le budget dépend notamment du nombre d'invités, du lieu, de la restauration, du bar, de l'animation, de l'audiovisuel, de la décoration et du niveau de prise en charge.

Jour J commence donc par comprendre l'objectif, le nombre d'invités et vos priorités avant de bâtir une proposition.

Le coût peut varier énormément selon qu'on organise un cocktail de 40 personnes ou une soirée complète pour plusieurs centaines d'employés.

Le lieu, le repas, les boissons, le DJ ou l'animation, la technique, la décoration et les services nécessaires auront tous une influence. Un budget par personne est souvent un bon point de départ pour déterminer la formule réaliste.

Le plus tôt possible, surtout pour les événements de novembre et décembre. Les lieux et fournisseurs recherchés peuvent être réservés rapidement pendant cette période.

Commencer plusieurs mois à l'avance permet également de construire une vraie expérience plutôt que de simplement réserver ce qui reste de disponible.

Commencez par la question la plus importante : pourquoi rassemblez-vous les gens?

Célébrer? Remercier? Créer des liens? Reconnaître des employés? Une fois l'objectif défini, le lieu, la formule, l'animation et le déroulement peuvent être conçus autour de l'expérience que vous souhaitez faire vivre.

Déterminez d'abord le nombre d'invités, votre budget global ou par personne et vos priorités.

Répartissez ensuite le budget entre le lieu, la nourriture, les boissons, l'animation, la technique, la décoration, la coordination et les autres besoins. Jour J peut vous aider à identifier où investir davantage pour avoir un véritable impact sur l'expérience.

Le lieu doit correspondre au nombre d'invités, à la formule et surtout à l'ambiance recherchée.

Accessibilité, stationnement, restauration, bar, audiovisuel, capacité, configuration et restrictions sont à considérer. Un lieu spectaculaire sur Instagram n'est pas nécessairement le meilleur endroit pour votre événement.

Celles qui correspondent à vos employés. L'animation ne devrait jamais donner l'impression que quelqu'un des RH a décidé que tout le monde devait obligatoirement avoir du fun à 20 h 17.

DJ, animation interactive, performance, jeux ou autres expériences peuvent fonctionner, mais le choix doit tenir compte de votre équipe, de l'ambiance et du déroulement.

Pensez d'abord à eux plutôt qu'à la tradition. Qu'est-ce qui leur donnerait envie d'être là? Une bonne ambiance? Un excellent repas? Danser? Socialiser? Une expérience différente?

Le party de Noël n'a pas besoin d'être excessivement formel pour être professionnel. Il doit surtout donner à votre équipe une vraie occasion de décrocher et de célébrer ensemble.

En arrêtant de construire la soirée uniquement autour d'un horaire.

L'ambiance, la musique, la nourriture, le décor, l'animation, le rythme et les interactions doivent créer une expérience. Chez Jour J, on aime les événements bien organisés sans qu'ils aient l'air organisés : beaucoup de structure en coulisses, beaucoup de plaisir devant.

Donnez-leur des occasions naturelles d'interagir plutôt que de forcer la participation.

Le choix de la configuration, du cocktail, des activités, de la musique et du déroulement peut favoriser les échanges. Un bon événement crée les conditions pour que les gens connectent — il n'a pas besoin de leur dire comment le faire.

Cherchez évidemment de l'organisation, de la fiabilité et une capacité à gérer la logistique. Mais demandez-vous aussi si l'agence comprend l'ambiance que vous voulez créer.

Jour J s'adresse particulièrement aux entreprises qui veulent une organisation très structurée en coulisses, mais une expérience humaine, festive et rassembleuse pour leurs employés. Du sérieux dans l'organisation. Du fun dans l'événement.

Oui. Jour J peut intervenir sur une partie précise du mandat ou prendre en charge l'organisation complète.

Si votre équipe a déjà réservé le lieu et les fournisseurs, nous pouvons par exemple concentrer notre travail sur la logistique, le déroulement et la coordination sur place.

C'est précisément le rôle de l'équipe de coordination.

Jour J peut devenir le point de contact des fournisseurs, superviser les installations, suivre le déroulement et gérer les imprévus afin que votre équipe n'ait pas à travailler pendant son propre événement.